Ons privacybeleid

Inleiding, samenvatting

Bij de uitvoering van onze werkzaamheden verwerken wij persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gebruikt kunnen worden om een specifieke persoon mee te identificeren. Een naam bijvoorbeeld of een e-mailadres met een naam erin. Die gegevens zijn niet van ons, maar van jou. Daarom moeten wij daar zorgvuldig mee omgaan. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij alleen gegevens gebruiken als we daar het recht toe hebben. Of dat wij ervoor moeten zorgen dat anderen er ook zorgvuldig mee omgaan als wij die gegevens weer aan anderen verstrekken. Als je verder leest, vind je meer specifieke informatie, zoals een beschrijving van de soorten gegevens die we verwerken en een uitleg van de mogelijkheden die je hebt om jouw eigen gegevens te beschermen. Onderaan vind je de contactgegevens van degene waar je terecht kunt met vragen of opmerkingen.

Hoe en waarom verzamelt Buro Cinq persoonsgegevens?

Buro Cinq verzamelt persoonsgegevens bij de uitvoering van haar werkzaamheden. In de meeste gevallen gaat het om gegevens die zij opvraagt bij de betrokkene of die de betrokkene uit zichzelf verstrekt. Denk daarbij aan een eerste telefoongesprek tussen Buro Cinq en een (potentiële) klant of aan de situatie dat een (potentiële) klant een mailtje stuurt aan Buro Cinq.

Bij de verwerking van persoonsgegevens gaat Buro Cinq zo zorgvuldig mogelijk te werk. Een essentieel onderdeel van die zorgvuldigheid is transparantie. Buro Cinq vindt het belangrijk dat derden en betrokkenen inzicht hebben in de manier waarop zij persoonsgegevens gebruikt en de achterliggende redenen daarvoor. Daarom heeft zij dit statement opgesteld. Als je na lezing van dit Statement nog vragen of opmerkingen hebt, kun je contact opnemen met Buro Cinq. Dat geldt natuurlijk ook als je één van de hieronder beschreven rechten zou willen uitoefenen of als je een klacht hebt. Het volledige adres en de naam van de contactpersoon vind je onderaan dit statement.

Wie is Buro Cinq precies?

Buro Cinq geldt in veel gevallen als de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. Zij is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 68665865, gevestigd aan de Lepelstraat 1 te Wolphaartsdijk, bereikbaar op telefoonnummer +31 (0)6 1989 5653 en per mail op info@burocinq.nl.

Heeft Buro Cinq een Functionaris Gegevensbescherming?

Buro Cinq heeft geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Zij heeft wel een medewerker aangewezen die als eerste aanspreekpunt geldt waar het gaat om privacy en persoonsgegevens. Het betreft Yann Sinke. Het volledige adres vind je onderaan dit statement.

Welke persoonsgegevens verwerkt Buro Cinq en waarom doet zij dat?

Buro Cinq verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, om verschillende redenen. De gegevens die zij het meest verwerkt zijn:

• Identificatiegegevens (naam, mailadres, contactpersoon, telefoonnummer, kvk-nummer)
• Locatiegegevens (post- en/of vestigingsadres).

Als je de website van Buro Cinq bezoekt, verwerkt zij ook nog andere gegevens dan hiervoor aangegeven. Dat kan gaan om:

• Jouw IP-adres, locatie, samenstelling van het gezin, vrijetijdsbesteding en interesses en persoonlijke kenmerken (leeftijdscategorie, interessegebieden, inkomenscategorie).

Het eerste hoofddoel van deze verwerking is om een overeenkomst met de klant tot stand te kunnen brengen. Daarvoor moeten Buro Cinq en de klant immers met elkaar kunnen communiceren. Denk bijvoorbeeld aan het inventariseren van de wensen van de klant en het opstellen van een offerte. Het tweede hoofddoel is om de gesloten overeenkomst uit te kunnen voeren. Denk daarbij bijvoorbeeld om periodiek overleg over de voortgang. Het derde hoofddoel is om facturatie van de werkzaamheden c.q. dienstverlening mogelijk te maken, alsook om betaling (en desnoods incasso) te faciliteren. Het vierde hoofddoel is marketingactiviteiten uitvoeren met als doel meer klanten te krijgen of een grotere naamsbekendheid te verwerven. Het laatste hoofddoel is om de klant te kunnen informeren over ontwikkelingen die relevant voor hem of haar kunnen zijn.

Mág Buro Cinq die gegevens verwerken?

Buro Cinq verwerkt persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om een overeenkomst met een klant en/of een leverancier tot stand te brengen of uit te voeren. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een offerte gevraagd wordt of als een bestelling geplaatst wordt. Verder verwerkt Buro Cinq persoonsgegevens als haar eigen belangen dat rechtvaardigen. Dat zal het geval zijn als het voor Buro Cinq redelijkerwijze onmogelijk is om haar werkzaamheden uit te voeren zonder die gegevens te verwerken. Ten slotte vraagt Buro Cinq in sommige gevallen (ook nog) toestemming om de gegevens te mogen gebruiken. De rechtsgrond(en) voor verwerking zijn dus

• dat verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene een partij is, of geschiedt op verzoek van de betrokkene voor de sluiting van een overeenkomst.
• dat verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Buro Cinq (of een derde)
• dat betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking

Ten aanzien van categorie (ii) geldt dat het in alle gevallen gaat het om verwerkingen die voor Buro Cinq noodzakelijk zijn om haar dienstverlening te kunnen realiseren. Zij kan simpelweg haar werkzaamheden niet doen, zij kan niet communiceren, zij kan geen offertes uitbrengen, enz. zonder gebruik te maken van de persoonsgegevens van de klant. Daarom heeft zij een gerechtvaardigd belang bij die verwerkingen. Buro Cinq meent dat dit belang, wanneer het wordt afgewogen tegen het belang van de betrokkene, voorrang moet krijgen. Redengevend daarbij zijn twee overwegingen. Ten eerste het feit dat Buro Cinq uit ervaring weet dat dergelijke verwerkingen in de regel niet op bezwaren stuiten. Buro Cinq neemt dat daarom tot uitgangspunt. Ten tweede het feit dat Buro Cinq de gegevens niet langer dan nodig bewaart. Om niettemin de rechten van de betrokkene zoveel als mogelijk te respecteren, maakt Buro Cinq alleen gebruik van de gegevens die noodzakelijk zijn om het doel te verwezenlijken.

Ten aanzien van categorie (iii) geldt dat gegeven toestemming te allen tijden weer ingetrokken kan worden, zonder opgaaf van reden.

Komen die persoonsgegevens ook bij anderen terecht?

Buro Cinq zal in sommige gevallen persoonsgegevens delen met partijen waar zij mee samenwerkt. Dat zijn zogenaamde ’verwerkers’. Met die verwerkers heeft Buro Cinq overeenkomsten gesloten. Die dienen om te waarborgen dat die verwerkers (net zoals Buro Cinq zelf) zorgvuldig met die gegevens omgaan. Zo is die verwerker op grond van die overeenkomst bijvoorbeeld verplicht om te zorgen voor deugdelijke beveiliging, om vertrouwelijk met die gegevens om te gaan en om de gegevens te vernietigen.

Buro Cinq beoogt niet om persoonsgegevens te delen met andere partijen dan verwerkers. Zij voorziet hoogstens dat er, in een enkel geval, informatie gedeeld zal worden met (een andere) medewerker van de klant of met een partijen die in een directe relatie staan tot de klant.

Blijven de persoonsgegevens in Europa?

In dit kader wordt gesproken van de Europese Economische Ruimte (EER). Die bestaat uit de landen van de EU, aangevuld met Noorwegen, Liechtenstein en IJsland. Alle landen die daarbuiten vallen, gelden als een ‘derde land’. Buro Cinq geeft in sommige gevallen persoonsgegevens door aan derde landen, met name de VS. Dat gebeurt alleen als op Europees niveau uitdrukkelijk is vastgesteld dat in het betreffende land een passend niveau van persoonsgegevens gewaarborgd is. Ten aanzien van de VS geldt dat wij alleen gegevens doorgeven aan partijen die gecertificeerd zijn onder het EU-US Privacy Shield.

Hoe lang blijven de gegevens bewaard?

Buro Cinq bewaart de gegevens die door haar verzameld worden gedurende verschillende termijnen, afhankelijk van de categorie van gegevens en de wijze waarop die verzameld zijn. De precieze termijnen zijn opgenomen in het register van verwerkingsactiviteiten dat Buro Cinq heeft opgesteld.

Bij de vaststelling van de toepasselijke termijnen is Buro Cinq allereerst uitgegaan van wettelijke (minimum) termijnen. Denk daarbij aan de wettelijke plicht om boekhoudkundige informatie te bewaren. Voorts heeft Buro Cinq waar mogelijk aansluiting gezocht bij de bewaartermijnen die zijn opgenomen in het Vrijstellingsbesluit Wbp. Zo geldt ten aanzien van de contactgegevens van de klant een bewaartermijn die loopt tot maximaal één jaar na beëindiging van de relatie tussen partijen. Ten slotte heeft Buro Cinq zich bij de vaststelling van de bewaartermijnen laten leiden door haar belangen en die van haar klanten. Zo kan het bijvoorbeeld voor beide partijen belangrijk zijn dat stukken waarin (nadere) afspraken zijn vastgelegd langer dan twee jaar bewaard blijven. Als dergelijke stukken (denk bijvoorbeeld aan mailcorrespondentie) persoonsgegevens bevatten, blijven die dan dus ook bewaard.

Welke rechten heb ik?

Volgens de wet ben je een ‘betrokkene’ en betrokkenen hebben een aantal concreet omschreven wettelijke rechten. Je kunt bij Buro Cinq een verzoek indienen om jouw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen de (verdere) verwerking van uw gegevens. Als Buro Cinq jouw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, kun je die toestemming op ieder moment weer intrekken. Voor al deze zaken en voor overige vragen kun je contact opnemen met:

Buro Cinq
Yann Sinke
Lepelstraat 1, 4471 Wolphaartsdijk – NL
+31 (0)6 1989 5653
yann@burocinq.nl

Buro Cinq zal binnen een maand reageren op jouw bericht.

Als je meent dat Buro Cinq handelt in strijd met de geldende wet- en regelgeving over persoonsgegevens, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG).

Is er bij Buro Cinq sprake van geautomatiseerde besluitvorming?

Er vindt bij Buro Cinq geen geautomatiseerde besluitvorming plaats.

Wat moet ik nog meer weten?

1. Om een deugdelijk privacybeleid te kunnen voeren, heeft Buro Cinq een register opgesteld van alle manieren waarop zij persoonsgegevens verwerkt. Per verwerking zijn o.a. het doel, de grondslag en de bewaartermijn opgenomen. Wanneer je meent dat je met deze Privacy Statement onvoldoende bent voorgelicht, kun je verzoeken om inzage in dat register.
2. Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft Buro Cinq passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Een omschrijving daarvan is ook opgenomen in het verwerkingsregister. Buro Cinq beoordeelt periodiek of deze maatregelen nog afdoende zijn.
3. Het privacybeleid van Buro Cinq ziet ook op zaken die los staan van haar relaties met haar klanten. Zo geldt er bijvoorbeeld ook een bewaartermijn voor gegevens van sollicitanten.
4. Buro Cinq zorgt ervoor dat al haar medewerkers bekend zijn met haar privacybeleid en dat zij ook doordrongen zijn van het belang daarvan. Alle werknemers zijn verplicht om persoonsgegevens geheim te houden.
5. Van tijd tot tijd zal het nodig zijn om dit Privacy Statement te wijzigen. Buro Cinq heeft het recht om dat te doen. Wij raden je aan om dit Privacy Statement af en toe te controleren op eventuele wijzigingen.

Versie 1.0, d.d. 27 juni 2022